I. Administrator danych osobowych

Administratorem danych jest WIOD Sp. z o.o. z siedzibą w Łomży przy ul. gen. Władysława Sikorskiego 166 /0.03, 18-400 Łomża („WIOD”), e-mail: biuro@wiod.pl

 

II. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych

WIOD przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do świadczenia oferowanych usług, a także gromadzi informacje o aktywności Użytkowników w serwisie www.wiod.pl („Strona”). Szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania danych osobowych zbieranych podczas danego rodzaju interakcji z WIOD zostały opisane poniżej.

 

1.  Przeglądanie strony internetowej

Z chwilą wejścia na naszą stronę internetową przeglądarka Użytkownika automatycznie wysyła informacje na serwer naszej witryny takie jak: adres IP komputera wysyłającego żądanie, data i godzina uzyskania dostępu, strona internetowa, z której następuje dostęp (adres URL strony odsyłającej), używana przeglądarka oraz w razie potrzeby, system operacyjny komputera, informacje o błędach, jakie nastąpiły przy przeglądaniu Strony, informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies lub innych podobnych technologii.

Dane te przetwarzane są przez WIOD w celach:

świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniana treści zgromadzonych na Stronie – podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy,

• analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników oraz ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności świadczonych usług,
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na ochronie swoich praw.

2.  Założenie konta w systemie WIOD

Użytkownicy chcący założyć konto w systemie WIOD proszeni są o podanie danych niezbędnych do utworzenia oraz obsługi konta. Użytkownik może podać dodatkowe dane, które w każdym momencie może zmienić lub usunąć.  Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest niezbędne w celu rejestracji w systemie WIOD, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości założenia konta.

Podane dane będą przetwarzane są przez WIOD w celach:

• świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą konta w systemie WIOD – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy;
• marketingowych Administratora – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na kierowaniu treści marketingowych do klientów WIOD,
• przesyłania powiadomień i wyświetlania komunikatów – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na prawie do informowania użytkowników o czynnościach związanych z realizacją usługi w celu podwyższenia komfortu korzystania z systemu WIOD,
• analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu analiz zachowań oraz aktywności użytkowników a także ich preferencji w celu poprawy jakości świadczonych usług,
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na ochronie swoich praw,

Dodatkowo w sytuacji korzystania przez Użytkownika z produktów lub usług płatnych, dane osobowe będą przetwarzane w celach:

• realizacji i rozliczenia złożonego zamówienia, w tym w celu wystawienia faktury – podstawa prawna przetwarzania- niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości – podstawą prawna przetwarzania -obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

3.  Marketing bezpośredni

Dane osobowe Użytkowników, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie informacji handlowych za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji elektronicznej tj. e-mail, SMS, telefon, Administrator będzie przetwarzał w związku z prowadzonymi działaniami marketingowymi.

Otrzymane dane przetwarzane są przez WIOD w celach:

• prowadzenia działań marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych – podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na wysyłce informacji marketingowych do osób, które wyraziły odrębną zgodę na wykorzystanie danego kanału komunikacji zgodnie z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 10) i/lub Ustawą prawo telekomunikacyjne (art. 172),
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na ochronie swoich praw.

Dane te będą przetwarzane do momentu złożenia skutecznego sprzeciwu na przetwarzanie danych w celach marketingowych lub do momentu wycofania zgody na otrzymywanie informacji handlowych danym kanałem komunikacji, po tym okresie dane będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu WIOD tj. na potrzeby obrony w przypadku skarg, zapytań lub roszczeń.

 

4.  Formularz kontaktowy/korespondencja e-mail

W przypadku kierowania korespondencji do WIOD wypełniając formularz na stronie internetowej lub za pośrednictwem poczty e-mail, przetwarzamy dane osobowe zawarte w tej korespondencji jak imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu oraz inne dane przekazane nam w nadesłanej wiadomości.

Dane te przetwarzane są przez WIOD w celach:

• komunikacji i udzielenia odpowiedzi, zgodnie z treścią przesłanej wiadomości, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na nadesłane wiadomości,
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora polegający na ochronie swoich praw.

Dane będą przetwarzane przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi, a następnie przechowywane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu WIOD (np. na potrzeby obrony w przypadku skarg lub zapytań).

 

III.  Pliki cookies

1.  Czym są pliki cookies i do czego są wykorzystywane

Ciasteczka (ang. cookies) to niewielkie pliki z informacjami, które podczas wizyty na stronie internetowej zostają zapisane przez przeglądarkę internetową na dysku twardym komputera lub w pamięci urządzenia przenośnego Użytkownika.

WIOD używa plików cookie w celu poprawy wydajności strony internetowej oraz do gromadzenia i analizowania informacji o wizytach użytkowników, takich jak liczba odwiedzin, średni spędzony czas, odwiedzane strony, historia przeglądania strony oraz innych danych statystycznych, aby możliwe było dostarczanie odpowiednich treści dostosowanych do zainteresowań użytkownika.

W przypadku, gdy którykolwiek z zastosowanych przez WIOD plików cookie przetwarza dane osobowe, przetwarzanie odbywa się:

• zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO tj. na podstawie uzasadnionego interesu administratora w zakresie optymalnego funkcjonowania witryny internetowej i zapewnienia, że witryna internetowa WIOD jest przyjazna dla użytkowników,
• na podstawie zgody użytkownika zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

2.  Rodzaje plików cookies

• Pliki cookie niezbędne – są koniecznie dla prawidłowego działania strony internetowej, umożliwiają poruszanie się po niej oraz korzystanie z jej głównych funkcji, dlatego zawsze powinny zostać włączone. Pliki te nie są przechowywane w trwały sposób na komputerze lub innym urządzeniu użytkownika i są usuwane z chwilą zamknięcia przeglądarki.
• Pliki cookie funkcjonalne – wpływają na funkcjonalność strony internetowej, umożliwiają „zapamiętanie” wybranych przez użytkownika ustawień np. język lub rozmiar czcionki. Zadaniem tych plików jest umożliwienie użytkownikowi korzystania z naszej strony w sposób lepiej dostosowany do jego osobistych preferencji, w oparciu o wcześniejsze wizyty i wybrane ustawienia. Pliki te nie są usuwane po zamknięciu przeglądarki i są trwale przechowywane na komputerze lub urządzeniu użytkownika.
• Pliki cookie o charakterze analitycznym i wpływające na wydajność – takie pliki cookie są wykorzystywane do oceniania wydajności naszej strony, a także analizowania zachowań odwiedzających ją osób. Pliki te umożliwiają zbieranie informacji o osobach odwiedzających stronę, dzięki nim możemy zliczać wizyty oraz ustalać miejsca, z których trafiają do nas użytkownicy, co pomagają zrozumieć nam, w jaki sposób wykorzystywana jest nasza strona, by następnie móc usprawniać jej działanie. Wszystkie dane gromadzone przez te pliki cookie są agregowane, w związku z czym pozostają anonimowe. Pliki te nie są usuwane po zamknięciu przeglądarki i są trwale przechowywane na komputerze lub urządzeniu użytkownika.
• Pliki cookie związane z marketingiem i portalami społecznościowymi – pliki te umożliwiają dostarczanie treści reklamowych bardziej dostosowanych do preferencji i zainteresowań użytkowników, mogą być wykorzystane do tworzenia profili użytkowników, prezentowania bardziej trafnych lub odpowiadających profilowi reklam na innych stronach, zapobieganiu ponownemu pojawianiu się tej samej reklamy, a także do mierzenia efektywność kampanii reklamowych. Pliki te mogą przechowywać informacje o fakcie, że witryna internetowa została odwiedzona z określonego urządzenia, a także przekazywać tego rodzaju dane partnerom reklamowym.
• Pliki cookie sesyjne i trwałe – sesyjne pliki cookies mają charakter tymczasowy i przechowywane są w pamięci przeglądarki do momentu zakończenia sesji przeglądarki, czyli do momentu jej zamknięcia. Pliki te są niezbędne, aby niektóre aplikacje lub funkcjonalności strony działały poprawnie.Trwałe pliki cookies są zapisywane w pamięci przeglądarki na dłuższy okres, a czas ten zależy od wyboru, którego można dokonać w ustawieniach przeglądarki. Dzięki nim korzystanie z często odwiedzanych stron jest łatwiejsze, służą bowiem do zapamiętywania preferencji użytkownika (wybrany język, rozdzielczość, układ treści) i są wykorzystywanych podczas kolejnej wizyty.
• Własne i zewnętrzne pliki cookie – własne pliki cookie są instalowane przez odwiedzaną stronę internetową administratora i mogą one być odczytywane wyłącznie przez daną witrynę. Zewnętrzne pliki cookie są instalowane przez inny podmiot niż właściciel odwiedzanej strony w celu zebrania określonych informacji, np. aby przeprowadzić analizę danych demograficznych lub zachowań użytkowników.

3.  Zmiana ustawień i usuwanie plików cookies

W wielu przypadkach przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu, jednak Użytkownik w każdym czasie może dokonać zmiany ustawień, w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies bądź być informowanym o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Przykładowe opcje edytowania ustawień w popularnych przeglądarkach:

• Mozilla Firefox: mozilla.org
• Internet Explorer: microsoft.com
• Google Chrome: google.com
• Safari: apple.com
• Opera: opera.com

Użytkownik może także usunąć pliki cookies zapisane w przeglądarce, korzystając z poniżej zamieszczonej, pomocniczej instrukcji dla popularnych przeglądarek:

• Mozilla Firefox: w menu należy wybrać Biblioteka a następnie Historia, w kolejnym menu wybieramy Wyczyść historię przeglądania i określamy dane, które chcemy usunąć (np. pliki cookie nazwane jako Ciasteczka),
• Internet Explorer: w menu Narzędzia należy wybrać Bezpieczeństwo, a następnie należy wybrać Usuń historię przeglądania i zaznaczyć na liście pliki cookie,
• Google Chrome: w opcjach przeglądarki należy wejść w zakładkę Historia a następnie zaznaczyć pole Wyczyść dane przeglądania i wybrać dane, które chcemy usunąć,
• Safari: na górze strony należy kliknąć Safari a następnie Preferencje, następnie klikamy na zakładkę Prywatność a w kolejnym kroki przycisk Zarządzaj danymi witryny.
• Opera: należy kliknąć w czerwony przycisk Opery, z menu wybrać Ustawienia a w kolejnym kroku należy wybrać Wyczyść historię przeglądania.

 IV.  Prawa osób fizycznych

Przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do danych, w tym prawo do uzyskania kopii danych (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania (poprawienia) lub uzupełnienia danych osobowych (art. 16 RODO),
• prawo żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem w szczególności w sytuacji, gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, została wycofana zgoda na przetwarzanie danych, dane były przetwarzane niezgodnie z prawem (art. 17 RODO),
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy a także gdy przetwarzanie jest wykonywane w sposób zautomatyzowany, podmiot danych ma prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie oraz ich przenoszenia (art. 20 RODO),
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust.1 lit. f. RODO) osoba, której dane dotyczą, może w każdym momencie sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją (art. 21 RODO),
• prawo wycofania zgody – w przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, prawo wycofania zgody przysługuje w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem. Zgodę można wycofać kontaktując się z nami osobiście lub poprzez przesłanie odpowiedniego oświadczenia drogą elektroniczną lub tradycyjną na wskazany powyżej adres Administratora,
• prawo do wniesienia skargi – w przypadkach uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO osoba, której dane dotyczą może wnieść skargę do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie.

V.  Odbiorcy danych

Państwa dane możemy udostępniać następującym kategoriom podmiotów:

• innym podmiotom, które na podstawie stosownych umów o powierzeniu przetwarzania danych podpisanych z nami przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora np. firmom świadczącym obsługę IT, dostawcy poczty elektronicznej, podmiotom którym zlecamy realizację działań promocyjnych lub marketingowych, dostawcy usług do obsługi organizowanych wydarzeń,
• podmiotom świadczącym usługi pocztowe i kurierskie,
• uprawnionym na podstawie przepisów prawa organom i instytucjom.

VI.  Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych osobowych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane osobowe przetwarzane będą:

• przez czas świadczenia usługi utrzymania konta w systemie WIOD,
• do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych lub osiągnięcia celu przetwarzania,
• przez okres 5 lat – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu wywiązania się z obowiązków podatkowych,
• do czasu przedawnienia roszczeń – w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,

Po upływie w/w okresów przetwarzania, dane osobowe są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

 

VII.  Zmiany w Polityce prywatności i plików cookies

W celu zapewnienia, iż Polityka prywatności i plików cookies spełnia przez cały czas aktualne wymogi nałożone w przepisach prawa, WIOD zastrzega sobie prawo do wnoszenia do niej zmian w dowolnym czasie.

 

Polityka prywatności i plików cookies _wersja v01 z 18.05.2021 r.